Kinh nghiệm xin visa du học Đức cho người lần đầu làm hồ sơ

Kinh nghiệm xin visa du học Đức là điều mà bất kỳ ai đang chuẩn bị hành trình học tập tại quốc gia châu Âu đều quan tâm, đặc biệt là những người lần đầu làm hồ sơ. Nếu bạn đang cảm thấy lo lắng, bối rối giữa hàng loạt giấy tờ và thủ tục khó nhằn, đừng bỏ qua bài viết này. Visa Á Âu sẽ chia sẻ những kinh nghiệm thực tế, chi tiết và dễ hiểu nhất để giúp bạn tự tin vượt qua vòng phỏng vấn và chinh phục tấm visa du học Đức mơ ước.

Tổng hợp các kinh nghiệm xin visa du học Đức chi tiết cho người mới bắt đầu, đảm bảo được xét duyệt nhanh chóng

Một số giấy tờ cần nộp khi xin Visa du học Đức

Để quá trình xin visa du học Đức diễn ra thuận lợi, việc chuẩn bị đầy đủ và chính xác các loại giấy tờ theo yêu cầu của Đại sứ quán hoặc Tổng Lãnh sự quán Đức là điều vô cùng quan trọng. Dưới đây là các loại giấy tờ bắt buộc mà bạn cần lưu ý:

• Tờ khai xin cấp thị thực dài hạn: Bạn cần khai đủ thông tin, ký tên xác nhận và nộp 2 bản in. Tờ khai có thể điền bằng tiếng Anh hoặc tiếng Đức, tuy nhiên nên chuẩn bị nhiều bản phòng trường hợp cần bổ sung hoặc chỉnh sửa.
• Ảnh chân dung: Kích thước tiêu chuẩn là 3x4cm, nền trắng và không chỉnh sửa kỹ thuật số. Ảnh phải chụp trực diện, không để tóc che tai, và mới chụp gần thời điểm nộp hồ sơ.
• Hộ chiếu: Hộ chiếu phải còn thời hạn ít nhất 6 tháng (kể từ ngày dự kiến xuất cảnh) và cần có chữ ký của người sở hữu. Nếu bạn chưa có hộ chiếu, hãy đến Phòng Quản lý Xuất nhập cảnh tại địa phương để làm mới.
• Hồ sơ học tập và làm việc: Cần chuẩn bị học bạ, bảng điểm từ THPT đến bậc cao nhất bạn đã học (tất cả tài liệu cần dịch công chứng sang tiếng Anh hoặc tiếng Đức), đồng thời đính kèm bảng giải thích hệ thống điểm số tại Việt Nam để Lãnh sự dễ dàng đối chiếu với hệ thống giáo dục Đức.
• Chứng chỉ ngoại ngữ: Đây là bằng chứng bạn đủ năng lực ngôn ngữ để học tập và hòa nhập cuộc sống tại Đức. Tùy vào chương trình học, bạn cần nộp chứng chỉ tiếng Đức (TestDaF, DSH...) hoặc tiếng Anh (IELTS, TOEFL...).
• Giấy tờ chứng minh tài chính: Bạn cần cung cấp giấy cam kết bảo lãnh tài chính (nếu có người thân ở Đức bảo lãnh), sao kê tài khoản phong tỏa với số dư tối thiểu là 10.236 EUR, tương ứng mức chi tiêu ước tính khoảng 853 EUR/tháng.
• Chứng chỉ APS (nếu cần): Nếu bạn đã có thư mời nhập học từ trường đại học Đức, có thể được miễn nộp chứng chỉ APS. Tuy nhiên, với các trường hợp chưa có thư mời, chứng chỉ APS là yêu cầu bắt buộc nhằm xác thực giá trị học vấn tại Việt Nam.
• Thư nguyện vọng: Bạn cần trình bày lý do muốn học tại Đức, lựa chọn ngành học và trường đại học, cũng như mục tiêu nghề nghiệp sau khi hoàn thành khóa học.
• Giấy tờ từ trường đại học Đức: Bao gồm thư mời nhập học, giấy xác nhận đăng ký chương trình học, thông báo xét tuyển từ Cơ quan kiểm định hồ sơ học vấn và giấy mời dự thi đầu vào (nếu bạn dự định tham gia khóa học dự bị đại học).
• Giấy chứng nhận bảo hiểm y tế: Đây là yếu tố bắt buộc đối với mọi sinh viên quốc tế nhập cảnh Đức. Bạn cần cung cấp chứng nhận đã đóng bảo hiểm y tế tối thiểu 3 tháng, có hiệu lực kể từ ngày bạn dự kiến đến Đức du học.

Đương đơn nên kiểm tra lại checklist hồ sơ mới nhất từ Đại sứ quán Đức tại Việt Nam hoặc liên hệ với đơn vị tư vấn du học uy tín để được hỗ trợ

Cách đặt hẹn khi nộp hồ sơ xin Visa du học Đức

Để nộp hồ sơ xin visa du học Đức, bạn cần đặt lịch hẹn trước thông qua hệ thống của VFS Global. Dưới đây là hướng dẫn từng bước chi tiết:

• Bước 1: Truy cập trang web của VFS Global

Truy cập vào trang chủ VFS Global chuyên xử lý visa Đức tại Việt Nam. Sau đó, chọn “Schedule an Appointment” để bắt đầu. Nếu bạn đã có tài khoản, chỉ cần đăng nhập. Nếu chưa, hãy nhấn “I don’t have an account” để đăng ký mới.

• Bước 2: Tạo tài khoản

Điền đầy đủ các thông tin được yêu cầu để đăng ký tài khoản, bao gồm:

- Địa chỉ email cá nhân.

- Mật khẩu gồm 8–15 ký tự, bắt buộc phải chứa ít nhất 1 chữ cái viết hoa, 1 chữ số, 1 ký tự đặc biệt

- Nhập lại mật khẩu để xác nhận.

- Số điện thoại cá nhân

Sau khi hoàn tất, nhấn “Register” để gửi thông tin.

• Bước 3: Kích hoạt tài khoản

VFS sẽ gửi cho bạn một email xác nhận. Mở email, click vào đường link được cung cấp để kích hoạt tài khoản.

• Bước 4: Đăng nhập tài khoản

Quay lại trang chủ và đăng nhập bằng tài khoản vừa tạo (email và mật khẩu).

• Bước 5: Bắt đầu tạo lịch hẹn

Chọn mục “Start New Booking” để bắt đầu quy trình đặt lịch.

• Bước 6: Chọn trung tâm và loại visa

Tại phần thông tin hồ sơ, bạn cần chọn “Choose your Visa Application Centre” để xác nhận địa điểm nộp hồ sơ gần nhất. Sau đó chọn “Choose your appointment category” - danh mục cuộc hẹn và chọn “Choose your sub-category” - danh mục phụ, ví dụ: Du học (student visa). Nhấn “Continue” để tiếp tục.

• Bước 7: Nhập thông tin cá nhân

Điền đầy đủ thông tin cá nhân được bắt buộc, bao gồm:

- First Name: Tên và tên lót

- Last Name: Họ

- Gender: Giới tính (male: nam / female: nữ)

- Date of Birth: Ngày/tháng/năm sinh

- Current Nationality: Quốc tịch hiện tại

- Passport Number: Số hộ chiếu

- Passport Expiry Date: Ngày hộ chiếu hết hạn

- Contact Number: Số điện thoại liên hệ

- Email: Địa chỉ email

Sau khi hoàn tất, nhấn “Save” để lưu thông tin.

• Bước 8: Tiếp tục quy trình

Khi đã lưu thông tin, hệ thống sẽ chuyển bạn sang phần Your Details. Tại đây, bạn nhấn “Continue” để chuyển sang bước chọn thời gian.

• Bước 9: Chọn ngày và giờ hẹn phù hợp

Chọn ngày phù hợp với lịch trình cá nhân, sau đó kéo xuống để chọn khung giờ mong muốn. Nhấn “Select” và tiếp tục “Continue”. Hệ thống sẽ hiện thông tin tóm tắt, bạn hãy kiểm tra kỹ trước khi xác nhận.

Ngoài ra, đừng quên chọn vào hai ô: “I accept the Terms and Conditions” và “Yes, I agree…”. Sau đó, nhấn “Confirm” để hoàn tất bước đặt lịch.

• Bước 10: Đăng ký thêm dịch vụ hỗ trợ (tùy chọn)

Nếu bạn muốn sử dụng các dịch vụ hỗ trợ thêm từ trung tâm (như photocopy, dịch thuật, chuyển phát nhanh...), hãy nhấn “Add” vào từng dịch vụ tương ứng rồi chọn “Continue”.

• Bước 11: Xác nhận thông tin và lựa chọn thanh toán

Kiểm tra toàn bộ thông tin đã nhập một lần nữa. Khi đã chắc chắn, nhấn chọn “Pay At VAC” để xác nhận hình thức thanh toán tại trung tâm tiếp nhận hồ sơ.

• Bước 12: Xác nhận lịch hẹn

Sau khi hoàn tất, bạn sẽ nhận được một email từ VFS chứa chi tiết lịch hẹn, bao gồm ngày giờ hẹn, mã xác nhận và địa chỉ trung tâm tiếp nhận hồ sơ.

Lệ phí xin Visa du học Đức

Khi chuẩn bị hồ sơ xin visa du học Đức, một trong những khoản chi phí bắt buộc mà bạn cần nắm rõ là lệ phí xin visa. Hiện nay, lệ phí cho mỗi bộ hồ sơ xin thị thực du học dài hạn (long-term student visa) là 75 Euro/người. Bạn có thể lựa chọn hình thức thanh toán tiền mặt hoặc thẻ tín dụng.

Lưu ý: Lệ phí visa sẽ được nộp trực tiếp tại địa điểm tiếp nhận hồ sơ của Đại sứ quán hoặc Tổng lãnh sự quán Đức. Khoản phí này không được hoàn trả trong bất kỳ trường hợp nào, kể cả khi hồ sơ của bạn bị từ chối hoặc bạn thay đổi quyết định không đi du học sau đó.

Đương đơn hãy chuẩn bị đầy đủ giấy tờ và kiểm tra kỹ các điều kiện để đảm bảo tỷ lệ đậu visa cao nhất, tránh mất phí không cần thiết

Thời gian xét duyệt hồ sơ Visa du học Đức

Việc xét duyệt hồ sơ visa du học Đức thường mất một khoảng thời gian nhất định và có thể thay đổi tùy theo loại visa bạn đăng ký. Nếu bạn xin visa ngắn hạn, thời gian xử lý thông thường là khoảng 2 tuần làm việc. Tuy nhiên, với visa dài hạn dành cho du học sinh, thời gian xét duyệt có thể dao động từ 4 - 8 tuần làm việc, thậm chí có thể kéo dài hơn nếu phát sinh các yếu tố bổ sung.

Trong một số trường hợp, Đại sứ quán hoặc Tổng Lãnh sự quán Đức tại Việt Nam có thể yêu cầu bạn cung cấp thêm giấy tờ, thông tin bổ sung hoặc mời đến phỏng vấn trực tiếp. Những tình huống này sẽ khiến quá trình xử lý hồ sơ kéo dài hơn dự kiến, do đó bạn nên chủ động sắp xếp thời gian và lên kế hoạch kỹ lưỡng từ sớm.

Một số thông tin cần biết khi phỏng vấn xin Visa du học Đức

Sau khi đã hoàn thiện hồ sơ du học và nộp đơn xin visa, vòng phỏng vấn chính là bước quan trọng tiếp theo quyết định việc bạn có thể đặt chân đến Đức hay không. Việc chuẩn bị kỹ lưỡng không chỉ thể hiện sự tôn trọng đối với cơ quan lãnh sự mà còn giúp bạn tự tin hơn trong suốt buổi phỏng vấn.

• Trang phục và diện mạo

Trang phục là yếu tố đầu tiên mà hội đồng phỏng vấn nhìn thấy, do đó ăn mặc chỉnh tề, lịch sự và chuyên nghiệp là điều bắt buộc.

- Nam giới nên chọn sơ mi, quần tây, giày tây, có thể thắt caravat để tăng phần trang trọng.

- Nữ giới nên lựa chọn áo vest, chân váy hoặc quần vải, trang điểm nhẹ và tóc tai gọn gàng.

- Tuyệt đối tránh mặc quần jean, áo thun, giày thể thao hoặc trang phục quá thoải mái, vì điều đó sẽ khiến bạn kém chuyên nghiệp trong mắt người phỏng vấn.

• Tác phong và cách trả lời

Trong buổi phỏng vấn, hãy bình tĩnh, nói chậm rãi, rõ ràng và tự tin trả lời các câu hỏi. Nếu không nghe rõ hoặc chưa hiểu câu hỏi, bạn hoàn toàn có thể lịch sự đề nghị người phỏng vấn nhắc lại.

• Ngôn ngữ phỏng vấn linh hoạt

Bạn có thể chọn trả lời bằng tiếng Đức, tiếng Anh hoặc tiếng Việt, tùy vào khả năng ngoại ngữ của mình. Thông thường, buổi phỏng vấn sẽ được thực hiện bởi một nhân viên người Việt và một nhân viên người Đức. Trong trường hợp bạn không thông thạo tiếng Đức hoặc tiếng Anh, nhân viên người Việt sẽ hỗ trợ phiên dịch khi cần thiết.

• Nội dung phỏng vấn

Câu hỏi trong buổi phỏng vấn visa du học Đức sẽ chủ yếu xoay quanh mục đích chuyến đi, kế hoạch học tập, tài chính cá nhân và định hướng tương lai. Dưới đây là một số câu hỏi thường gặp mà bạn cần chuẩn bị:

- Bạn đến Đức với mục đích gì? (du học, thăm thân, công tác,…)

- Dự định bạn sẽ ở lại Đức bao lâu?

- Bạn đã từng đi nước ngoài chưa?

- Bạn có nói được tiếng Đức, tiếng Anh hay ngoại ngữ nào khác không?

- Bạn đi theo diện tự túc hay được tổ chức, cơ quan cử đi?

- Nguồn tài chính của bạn đến từ đâu? Ai sẽ tài trợ cho bạn khi học tại Đức?

- Sau khi tốt nghiệp, bạn có dự định gì?

- Bạn dự định học ngành gì, tại sao lại chọn ngành đó?

- Bạn dự định sinh sống ra sao tại Đức?

- Sau khi sang Đức, bạn có định ở lại lâu dài không?

Kinh nghiệm xin visa Đức cho người lần đầu

Xin visa Đức, đặc biệt là lần đầu tiên, luôn là một trải nghiệm vừa háo hức vừa có phần áp lực. Tuy nhiên, nếu bạn chuẩn bị kỹ lưỡng và nắm rõ những lưu ý quan trọng dưới đây, quá trình này sẽ trở nên dễ dàng và suôn sẻ hơn rất nhiều.

• Đến đúng giờ và tuân thủ quy trình nộp hồ sơ: Bạn nên có mặt ít nhất 15 phút trước giờ hẹn tại Trung tâm tiếp nhận thị thực để đảm bảo không bị trễ. Không thể ủy quyền cho người khác nộp hồ sơ thay, chỉ cho phép người nộp đơn, người giám hộ hoặc người chăm sóc, và trẻ em dưới 18 tuổi đi cùng vào bên trong khu vực làm việc.
• Giấy tờ mang theo: Đừng quên chuẩn bị đầy đủ các tài liệu cần thiết, bao gồm: bản in đơn xin thị thực, hộ chiếu/giấy thông hành còn hiệu lực (có ít nhất 02 trang trống liên tiếp), bản gốc và bản sao của các loại giấy tờ.
• Thanh toán lệ phí: Nếu bạn chưa thanh toán lệ phí visa trực tuyến, bạn hoàn toàn có thể thanh toán ngay tại trung tâm vào ngày nộp hồ sơ.
• Thu thập thông tin sinh trắc học: Bạn sẽ được yêu cầu cung cấp dấu vân tay và ảnh kỹ thuật số. Do đó, bạn nên tránh để tay bị vết cắt, trầy xước, hoặc sơn vẽ (như henna) vì điều này có thể ảnh hưởng đến độ chính xác của bản quét vân tay.
• Quy định đối với trẻ em: Nếu bạn nộp đơn xin visa cho trẻ em dưới 5 tuổi, trẻ phải có mặt tại cuộc hẹn nhưng không bắt buộc lấy dấu vân tay. Với trẻ dưới 18 tuổi, cần có cha mẹ hoặc người giám hộ hợp pháp đi cùng. Trong trường hợp cha mẹ hoặc người giám hộ không thể tham dự, bắt buộc phải có giấy ủy quyền hợp pháp, đã được hợp pháp hóa lãnh sự bởi cơ quan chức năng của Đức.
• Trường hợp đến muộn hoặc bỏ lỡ lịch hẹn: Nếu bạn bỏ lỡ cuộc hẹn đã đặt, bạn cần chờ ít nhất 24 giờ sau để đặt một cuộc hẹn mới.

Nếu bạn cảm thấy lo lắng khi tự chuẩn bị hồ sơ, Visa Á Âu chính là người bạn đồng hành lý tưởng. Là một trong những đơn vị hàng đầu chuyên tư vấn visa du học Đức tại Việt Nam, chúng tôi tự hào sở hữu đội ngũ chuyên viên giàu kinh nghiệm, hiểu rõ yêu cầu của Đại sứ quán và luôn sẵn sàng hỗ trợ bạn từ A-Z.

Visa Á Âu cam kết:

• Tư vấn rõ ràng, hỗ trợ chuyên sâu
• Tiết kiệm thời gian và chi phí
• Tăng tối đa cơ hội đậu visa du học Đức

Visa Á Âu hỗ trợ dịch vụ xin visa du học Đức nhanh chóng, giúp tiết kiệm thời gian và chi phí

Với những chia sẻ thực tế và chi tiết trên, hy vọng bạn đã tích lũy được những kinh nghiệm xin visa du học Đức hữu ích để tự tin hơn trong hành trình chuẩn bị hồ sơ. Việc xin visa lần đầu có thể khiến bạn lo lắng, nhưng chỉ cần chuẩn bị kỹ lưỡng và nắm rõ quy trình, mọi thứ sẽ suôn sẻ hơn bạn nghĩ. Nếu bạn cần hỗ trợ chuyên sâu, tư vấn từng bước để tăng tỉ lệ đậu visa, đừng ngần ngại liên hệ Visa Á Âu - đối tác đáng tin cậy trên hành trình chạm đến giấc mơ Đức của bạn.